Tổ chức hội thảo tại Nha Trang Teambuilding & Event

 Hội thảo được xem như một chìa khóa quan trọng mở ra thời cơ cho sự phát triển và thành công của doanh nghiệp. Đây là dịp để quảng bá sản phẩm, giao lưu học hỏi và xây dựng mạng lưới kết nối giúp doanh nghiệp tiến xa hơn trên con đường kinh doanh.

Những lợi thế và giá trị mà dịch vụ tổ chức hội thảo Nha Trang Teambuilding & Event tự tin mang lại:

Đa dạng gói dịch vụ: Nha Trang Teambuilding & Event cung cấp các gói dịch vụ tổ chức hội thảo quy mô đa dạng. Chúng tôi sẵn lòng tùy chỉnh để phù hợp với yêu cầu đặc thù và ngân sách của doanh nghiệp. 

Linh hoạt và sáng tạo: Chúng tôi luôn lắng nghe và tìm hiểu cẩn thận yêu cầu của bạn để đưa ra giải pháp tối ưu và phù hợp. Dù bạn muốn một sự kiện truyền thống và chuyên nghiệp hay một trải nghiệm công nghệ livestream trực tuyến chúng tôi đều có thể đáp ứng.

Kinh nghiệm tích lũy: Đội ngũ nhân sự có trên 8 năm kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về các khía cạnh quan trọng trong tổ chức sự kiện. Chúng tôi luôn theo sát xu hướng mới nhất trong ngành, từ công nghệ sự kiện đến cách tiếp cận truyền thông và quảng cáo. Để đảm bảo mỗi chương trình đều mang sự khác biệt và ấn tượng. 

Mạng lưới nhà cung cấp rộng rãi: Nha Trang Teambuilding & Event sở hữu một mạng lưới đối tác và nhà cung cấp rộng rãi tại các tỉnh Miền Trung - Tây Nguyên. Giúp chúng tôi cung cấp các dịch vụ sự kiện chất lượng cao, đa dạng với chi phí tối ưu. 

Nha Trang Teambuilding & Event  hiểu rằng một hội thảo thành công không chỉ dừng lại ở việc tổ chức tốt mà còn đem lại trải nghiệm tuyệt vời và những kết quả đáng giá cho khách hàng. Bằng sự chuyên nghiệp, nỗ lực và tận tâm của mình, Nha Trang Teambuilding & Event  tự tin có thể đáp ứng được mọi yêu cầu của bạn.

Quy trình tổ chức hội thảo của chúng tôi

Bước 1: Xác định chủ đề tổ chức

Trả lời một số câu hỏi dưới đây sẽ giúp bạn định rõ chủ đề tổ chức hội thảo:

• Mục tiêu chính của sự kiện là gì? Bạn muốn đạt được điều gì thông qua nó?
• Lĩnh vực hoặc ngành nghề nào mà sự kiện này liên quan đến? 
• Bạn muốn tập trung vào khía cạnh nào trong lĩnh vực đó? Ví dụ: xu hướng mới, nghiên cứu và phát triển, khám phá cơ hội,...
• Bạn muốn mời diễn giả nào? Đối tượng khách hàng tham dự sự kiện là ai? 
• Thời lượng dự kiến cho sự kiện là bao lâu? Bạn muốn tổ chức một buổi hội thảo ngắn hay kéo dài trong một hoặc nhiều ngày?

Bước 2: Xác định nội dung và kịch bản cho kế hoạch tổ chức hội thảo

Sau đây là một ví dụ về agenda của sự kiện hội thảo

18h00: Đón tiếp khách mời

18h30: Bắt đầu sự kiện, tiết mục văn nghệ mở màn

18h50: Đại diện giới thiệu 

19h00: Trình chiếu nội dung 

19h20: Giao lưu, hỏi đáp

19h50: Dùng tiệc tea break

20h20: Gửi lời cảm ơn và tặng quà tri ân khách mời

20h30: Kết thúc chương trình

Bước 3: Lựa chọn địa điểm và thời gian phù hợp cho sự kiện

• Xác định địa điểm tổ chức hội thảo

Sức chứa: Bạn cần tính toán kỹ lưỡng số lượng người tham dự để không gặp các vấn đề như quá chật hoặc quá rộng gây cảm giác thiếu chuyên nghiệp.

Địa điểm: Vị trí của địa điểm phải thuận tiện cho khách mời đến tham gia. Nếu sự kiện được tổ chức trong thành phố, nên chọn địa điểm nằm gần các trung tâm hoặc nơi dễ dàng di chuyển.

Tiện nghi: Địa điểm phải đáp ứng các tiện nghi như phòng họp riêng tư, thiết bị trình chiếu, âm thanh, ánh sáng và mạng internet mạnh để đảm bảo sự suôn sẻ cho quá trình tổ chức.

• Xác định thời gian tổ chức hội thảo

Thời điểm thuận lợi: Nên chọn thời điểm nằm trong khoảng thời gian thuận lợi cho đối tượng khách mời tham gia, không trùng với các ngày lễ, kỳ nghỉ, hay các sự kiện quan trọng khác.

Thời lượng sự kiện: Phải cân nhắc thời lượng sự kiện sao cho phù hợp với nội dung. Nếu sự kiện quá dài, người tham gia có thể cảm thấy mệt mỏi và mất tập trung.

Thời tiết: Nếu tổ chức ở không gian ngoài trời, cần thường xuyên theo dõi dự báo thời tiết và có các biện pháp dự phòng để tránh những tình huống không mong muốn.

Ngân sách: Thời điểm tổ chức hội thảo, cũng liên quan đến ngân sách phát sinh. Nếu tổ chức vào các mùa cao điểm, chi phí cho địa điểm, thiết bị và dịch vụ có thể tăng lên.

Bước 4: Lập danh sách khách mời và quyết định số lượng người tham dự.

• Quyết định số lượng người tham dự phù hợp với mục đích của sự kiện cũng như đảm bảo rằng không quá chật chội hoặc quá vắng khách. 
• Khi lập danh sách khách mời cũng cần phải cẩn thận và đầy đủ. 
• Nội dung bao gồm: thông tin liên hệ và thông tin cần thiết khác (email, tài khoản mạng xã hội,..) để đảm bảo việc liên lạc và quá trình đăng ký tham dự diễn ra thuận lợi.

Bước 5: Tính toán chi phí tổ chức hội thảo 

Để tính toán kinh phí tổ chức sự kiện, cần xác định các chi phí cần thiết để thực hiện sự kiện, bao gồm:

Chi phí cho địa điểm tổ chức hội thảo: Gồm tiền thuê khách sạn, trang trí, âm thanh ánh sáng, thiết bị hỗ trợ sự kiện.

Chi phí cho khách mời: Bao gồm tiền thiệp mời, quà tặng, tiền vé (nếu có).

Chi phí quảng cáo và truyền thông: Các chi phí cho việc in ấn thư mời, tài liệu sự kiện, thiết kế poster, banner.

Chi phí phát triển nội dung sự kiện: Bao gồm tiền thuê diễn giả, MC, ban nhạc, ca sĩ, nghệ sĩ, tiền chương trình nghệ thuật.

Chi phí ăn uống và tiệc: Dịch vụ ăn uống, nước uống, phục vụ.

Chi phí khác: Các chi phí phát sinh khác như tiền thuê xe cho khách mời, tiền lưu trú (nếu có), tiền thuê ekip tổ chức sự kiện.

Bước 6: Thực hiện chương trình

Lên kế hoạch tổ chức hội thảo khó một thì khi thực hiện sự kiện sẽ càng khó đến mười. Tuy nhiên, nếu bạn đã chuẩn bị kỹ lưỡng thì việc thực hiện sẽ giảm áp lực và diễn ra theo kế hoạch.

Một lời khuyên cho bạn là nên chuẩn bị các kịch bản dự phòng cho các tình huống có thể xảy ra trong chương trình để đảm bảo mọi thứ diễn ra một cách trơn tru.

Bước 7: Kết thúc chương trình

Cần đánh giá lại kết quả của chương trình, ghi chép lại những điểm đạt được cũng như những điểm chưa tốt để có thể rút kinh nghiệm và cải thiện trong những lần tổ chức hội thảo sau.

Tư vấn báo giá dịch vụ

Hãy liên hệ ngay qua Hotline/Zalo: 0776479999 để được tư vấn báo giá miễn phí nhanh nhất. Nha Trang Teambuilding & Event cam kết sẽ mang đến dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói chuyên nghiệp với chi phí được tối ưu tốt nhất, phù hợp với mức ngân sách, quy mô loại hình sự kiện của quý khách hàng.